Choisir un système de prise de rendez-vous en ligne pour son commerce

Pour un salon, une clinique, un toiletteur ou un garage, le téléphone qui sonne pendant un rendez-vous coûte cher : soit vous interrompez le client devant vous, soit vous manquez un nouveau client. Un logiciel de réservation en ligne règle ce problème. Mais tous les logiciels ne se valent pas, et le meilleur pour votre voisin n'est pas forcément le meilleur pour vous.

Les 4 modèles de prise de rendez-vous en ligne

1. L'outil en abonnement mensuel

Des logiciels comme Square Rendez-vous, GoRendezvous ou plusieurs autres vous donnent une page de réservation, un agenda et souvent des rappels, contre un abonnement mensuel qui varie selon le nombre d'employés et les options. C'est rapide à mettre en place et bien rodé.

Avantages : démarrage en quelques heures, fonctions éprouvées, application mobile. Limites : l'abonnement revient chaque mois, les rappels texto sont parfois en option, la page de réservation porte le style de l'outil plutôt que le vôtre, et vous sortez souvent de votre site pour réserver.

2. La plateforme à commission ou place de marché

Des plateformes comme Fresha ou Booksy combinent un logiciel et une vitrine où des clients cherchent un commerce près de chez eux. Selon la plateforme et le forfait, le modèle repose sur des frais par réservation, une commission sur les nouveaux clients apportés par la place de marché, des frais de paiement ou un abonnement.

Avantages : visibilité auprès de nouveaux clients, peu ou pas de frais fixes pour commencer. Limites : les commissions grugent la marge, votre fiche côtoie celle de vos concurrents, et la relation avec le client passe par la plateforme. Lisez bien les conditions sur la propriété des données clients.

3. Le calendrier générique

Calendly ou les pages de rendez-vous de Google Agenda sont conçus d'abord pour des rencontres : un consultant, une démo, un appel. Ils sont simples et peu coûteux. Par contre, ils gèrent mal les services de durées différentes, plusieurs employés avec chacun leurs compétences, les dépôts ou le prix selon le service. Pour un travailleur autonome qui fait des consultations, ça peut suffire. Pour un salon de 4 coiffeuses, c'est vite limité.

4. Le système intégré à votre propre site

Ici, la réservation fait partie de votre site : vos couleurs, votre adresse web, vos règles. Le client choisit le service, l'employé et l'heure sans jamais quitter votre site, puis reçoit une confirmation et un rappel texto. Les données vous appartiennent.

Avantages : image de marque cohérente, aucune commission par réservation, règles taillées pour votre commerce, propriété complète des données et de la liste de clients. Limites : un coût de départ plus élevé, pas de place de marché pour attirer des inconnus, et il faut un fournisseur fiable pour l'entretien.

Les critères pour choisir un logiciel de réservation en ligne

Avant de comparer les prix, faites la liste de ce dont votre commerce a vraiment besoin. Voici les critères qui font la différence au quotidien.

• Rappels par texto : le rappel 24 h avant est l'outil le plus simple contre les absences. Vérifiez s'il est inclus ou facturé à part. Notre guide sur les rendez-vous manqués explique pourquoi.
• Dépôt : pouvez-vous exiger un dépôt pour les services longs ou les nouveaux clients?
• Annulation et déplacement : le client peut-il déplacer son rendez-vous lui-même, jusqu'à quand, et selon quelles règles?
• Plusieurs employés : chaque employé a-t-il ses heures, ses services et sa durée propre?
• Propriété des données et des clients : pouvez-vous exporter votre liste de clients et l'historique si vous changez d'outil?
• Frais par réservation : calculez le coût sur une année complète, pas sur un mois.
• Image de marque : le client réserve-t-il sur votre site ou sur celui de l'outil?
• Loi 25 : où sont stockés les renseignements personnels, qui y a accès, et l'outil vous aide-t-il à respecter vos obligations? Voyez notre guide sur la Loi 25.
• Français : l'interface client et les textos sont-ils dans un français correct?

Quand un outil existant suffit

Un outil en abonnement ou un calendrier générique est souvent le bon choix si vous démarrez, si vous travaillez seul avec peu de types de services, ou si vous voulez tester la réservation en ligne avant d'investir. Une place de marché peut aussi valoir le coup si votre principal défi est de trouver de nouveaux clients et que vous acceptez la commission. Il n'y a aucune honte à commencer simple.

Quand un système de rendez-vous intégré vaut le coup

Le système intégré devient intéressant quand plusieurs de ces situations s'appliquent à vous :

1. 1Vous avez une clientèle fidèle qui revient, donc la place de marché vous rapporte peu de nouveaux clients.
2. 2Vous payez déjà des frais mensuels ou des commissions qui, sur 2 ou 3 ans, dépassent le coût d'un système à vous.
3. 3Vous avez plusieurs employés, services ou règles particulières (dépôt, durée selon la taille de l'animal, temps de pose).
4. 4Vous voulez que le client réserve sur votre site, avec votre image, et que votre site serve aussi au référencement local.
5. 5Vous voulez garder vos données et votre liste de clients, sans dépendre d'une plateforme.

C'est ce que fait le forfait Rendez-vous de JobeLabs, à 3 299 $ payé une fois : réservation 24 h sur 24 selon vos plages, choix du service, de l'employé et de l'heure, confirmation par courriel, rappel texto 24 h avant (facturé au coût réel, quelques sous), annulation et déplacement selon vos règles, agenda de l'équipe, synchronisation Google Agenda et fiches clients. Le détail est sur la page Prix et sur la page Rendez-vous en ligne.

Le meilleur moyen de juger, c'est d'essayer. La démo du salon de coiffure montre une réservation en 5 étapes avec choix de la coiffeuse, et la démo de toilettage un prix selon la taille du chien. Si vous êtes en coiffure, voyez aussi notre page site web pour salon de coiffure.